8 conseils pour bien planifier un déjeuner d’affaires
September 26, 2019Pour bien planifier un déjeuner d’affaires
Il faut des nerfs d’acier pour assumer la responsabilité d’organiser un repas d’entreprise pour vos collègues professionnels.
Lorsque vous écrivez finalement le plan de match et que vous voyez tous les domaines qui nécessitent votre attention, cela peut être accablant.
Pour exécuter chaque tâche à la perfection, vous devez être bien organisé et combiner le tout dans un seul fichier. Utilisez ces points ci-dessous comme liste de contrôle pour vous aider à démarrer.
Les professionnels viennent avec une attente à laquelle vous devez répondre avec finesse. Par exemple, le lieu que vous définissez doit disposer d’installations permettant de s’adapter au faste et à la ferveur de la soirée. Une installation privée offrant tout ce dont vous avez besoin est un préalable indispensable à toute activité professionnelle.
En plus des installations privées, il existe de nombreux autres domaines auxquels vous devez prêter attention pour éviter toute sorte de déception. Alors, sans plus attendre, passons aux choses sérieuses et examinons tous ces aspects en détail.
1. Déterminer le budget des événements
Soit vous avez un budget prédéterminé pour la sortie ou vous devez obtenir une approbation en fonction de votre planification.
- La complexité du budget événementiel réside dans le fait qu’un côté ne veut pas paraître trop bon marché pour les employés et de l’autre, vous ne voulez pas casser le compte bancaire de votre entreprise.
- Configurez un thème spécifique pour l’événement. Avec un thème précis, votre allocation budgétaire ne devient pas incontrôlable et vous pouvez l’allouer dans les bonnes proportions.
- Une règle de base est de calculer et de garder à l’esprit la valeur réelle de vos dépenses.
- Les fonctionnalités de la réunion hors site valent-elles la peine de votre investissement ou ne font-elles qu’accroître vos dépenses et ne pas vraiment ajouter de valeur à l’événement?
- Vous pouvez évaluer cela en suivant vos dépenses.
2. Suivi des dépenses et respect du budget
La première étape est de bien établir tout ce dont vous avez besoin afin d’allouer un budget pertinent à chaque poste de dépasser tout en assurant le suivi.
Cela vous aidera à déterminer le budget global de l’événement. Vous pouvez vous référer à l’exemple ci-dessous pour examen:
- Restez dans les limites de votre budget prévisionnel en identifiant le type d’événement que vous devez organiser.
- Rester dans votre budget vous permet de tirer le maximum de vos dépenses pour le déjeuner.
- Choisissez les options les plus réalisables, dont certaines que vous pouvez trouver sur une plate-forme numérique.
- Votre budget peut considérablement varier avec une invitation d’un employé + un invité, un événement de type paiement à la porte ou un événement sponsorisé.
3. Invitations – physiques et numériques
Tout le monde aime et attend une invitation officielle à l’événement.
Pour les employés de l’entreprise, c’est leur ticket d’or qui leur permet d’échapper à la monotonie de leur horaire quotidien.
Vous pouvez personnaliser vos invitations physiques avec le thème de votre événement et ajouter une touche personnelle pour plaire aux invités.
Toutefois, si vous souhaitez une option facile à créer ou pour des contraintes budgétaires, des invitations numériques peuvent être la meilleure option.
Le meilleur moyen d’économiser du temps et de l’argent est d’utiliser un site en ligne pour le faire
4. Choisir un lieu
Une fois que vous connaissez le type d’événement que vous souhaitez organiser et votre budget, vous pouvez explorer les options qui s’offrent à vous.
Inspectez chaque élément pertinent du lieu et n’hésitez pas à poser des questions telles que commodités, espaces ou possibilités de parking.
Pour choisir le lieu idéal pour votre déjeuner hors site, il est essentiel de savoir:
- Date préférée pour l’événement
- En cas de séjour, prix des chambres
- Espace disponible pour les participants sans aucune ingérence extérieure
- Directives concernant le lieu de paiement / annulation, réservation ou acompte éventuel
- Services fournis avec les commodités
- Disponibilité de divers types de nourriture et salle à manger privée
- Disponibilité et taille de l’espace de stationnement
5. Décor
La décoration peut vous aider à réduire vos dépenses. Surtout si votre budget est serré, vous pouvez opter pour:
- Trouvez un espace “avec une décoration déjà mise en place
- Aller de l’avant avec vos idées pour décorer le lieu avec l’aide de vos collègues
- N’hésitez pas une fois le choix du lieu fait à négocier la décoration en plus
- Parfois, une approche simple mais élégante pour un déjeuner d’affaires peut faire des merveilles.
- De nombreux lieux de location proposent des arrangements floraux ou des centres de table à des coûts minimes.
Vous pouvez créer une ambiance excitante et stimulante pour les participants en utilisant un éclairage, des paysages exquis, des bougies, des ballons, des draps colorés ou des décors spéciaux.
6. Nourriture
Organisez votre déjeuner d’affaires dans un lieu avec la disponibilité d’une salle à manger privée. Avec une salle à manger privée, tous vos invités sont traités avec une prééminence et une distraction minimale.
En ce qui concerne le menu, prenez en considération les suggestions d’un traiteur expérimenté. Choisissez un menu ciblé qui peut être moins sur les options, mais offre des délicatesses à la bouche.
Si vous planifiez votre déjeuner avec un nombre limité de professionnels, vous pouvez opter pour le système de buffet ou bien opter pour le service à la table.
Avec le service à la table, un flux constant est maintenu et le personnel peut assister aux professionnels sans tracas. Vous ne voulez aucun inconvénient pour vos invités.
Assurez-vous de planifier à l’avance et, en fonction du nombre d’invités, établissez un calendrier approprié pour les repas.
7. Configuration de la salle
La configuration de la salle appropriée pour votre déjeuner d’affaires hors site dépend en grande partie du nombre d’invités. Pour l’aménagement de la salle pour le déjeuner d’affaires, vous devez prendre en compte:
Nombre d’invités à loger.
La disposition des sièges pour différents professionnels.
Y aura-t-il une conférence d’un conférencier renommé?
Est-ce une session interactive de professionnels?
8. Audio Visuel
Pour l’audiovisuel, il faut rechercher l’acoustique et l’architecture du lieu. L’audiovisuel vous aide à créer l’ambiance et le climat nécessaires au succès de votre déjeuner d’affaires. Y at-il un orateur de renom qui va interagir? Y at-il une performance spéciale pour ravir vos invités?
Choisissez un lieu approprié offrant les installations nécessaires telles que:
Un podium ou une étape appropriée
Microphone
Audio pour la salle
Projecteurs
Tableaux de conférence pour vos présentations, le cas échéant
Toute cette planification peut parfois devenir un peu exigeante. Il est essentiel de ne pas perdre de vue votre objectif. Vous voulez que tout le monde passe un bon moment.
Gardez vos collègues motivés et essayez d’encourager le travail d’équipe lorsque vous planifiez un déjeuner d’affaires hors site parfait.
En suivant les informations mentionnées ci-dessus, vous êtes sûr d’impressionner vos invités et de leur donner un souvenir à chérir pour toute leur vie.
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